تیک
جلسه انجمن اولیا و مربیان؛ دعوت، ثبت حضور و پیگیری آنلاین
برگزاری جلسه انجمن اولیا و مربیان از دعوت تا گزارش حضور: دعوت در اپ و بله، دعوتنامهٔ چاپی، ثبت حضور اولیا با موقعیت مکانی و پیگیری خانواده‌های غایب.
برای برگزاری جلسه انجمن اولیا و مربیان با حضور بیشتر، سه چیز کافی است: دعوتی که واقعاً به دست همهٔ خانواده‌ها برسد، ثبت حضوری که دقیق و بی‌دردسر باشد و پیگیری خانواده‌هایی که نیامده‌اند. وقتی هر سه آنلاین شود، دیگر لازم نیست برگهٔ دعوت را در کیف دانشآموز بگذارید و دفتر امضای حضور را دست‌به‌دست کنید.
در این راهنما مرور می‌کنیم پیش از جلسه، روز جلسه و بعد از آن چه کارهایی حضور اولیا را بالا می‌برد و تیک هر مرحله را چطور ساده میکند.
چرا جلسهٔ اولیا کم‌حضور میشود؟
بیشتر مدارس با این گره‌ها آشنا هستند:
- دعوت گم میشود: برگهٔ دعوت در کیف دانشآموز می‌ماند یا پیام گروه کلاس زیر ده‌ها پیام دیگر گم میشود.
- زمان نامناسب: جلسه در ساعتی گذاشته میشود که پدر و مادر شاغل نمی‌توانند بیایند.
- نشانی مبهم: وقتی جلسه در سالنی بیرون از مدرسه برگزار میشود، بعضی خانواده‌ها محل را پیدا نمی‌کنند.
- سابقه‌ای نمی‌ماند: معلوم نیست چه کسی آمده؛ پس همیشه همان خانواده‌هایی غایب‌اند که مدرسه بیشتر به دیدنشان نیاز دارد.
پیش از جلسه: برنامه‌ریزی که حضور را بالا می‌برد
- هدف و دستور جلسه را روشن کنید. ولی‌ای که بداند قرار است دربارهٔ برنامهٔ امتحانات یا اردوی پایه صحبت شود، انگیزهٔ بیشتری برای آمدن دارد.
- مخاطب را محدود کنید. جلسهٔ جدا برای هر پایه یا کلاس معمولاً گفت‌وگوی کاربردی‌تری از جلسهٔ کل مدرسه دارد.
- ساعت را با شرایط خانواده‌ها تنظیم کنید. ساعت‌های پایانی روز برای اولیای شاغل معمولاً مناسب‌تر است.
- چند روز زودتر دعوت کنید و روز جلسه یادآوری بفرستید.
نمونهٔ دستور جلسهٔ اولیا و مربیان
یک دستور جلسهٔ کوتاه و از پیش اعلام‌شده، جلسه را از حالت سخنرانی یک‌طرفه بیرون می‌آورد:
- خوش‌آمد و معرفی کادر مدرسه و دبیران پایه؛
- گزارش کوتاه از وضعیت آموزشی و انضباطی پایه، با عدد و نمودار از گزارش‌های مدیریتی به‌جای کلی‌گویی؛
- برنامه‌های پیش رو، مثل امتحانات، اردو یا کلاسهای فوق‌برنامه؛
- پرسش و پاسخ عمومی؛
- گفت‌وگوی فردی اولیا با دبیران، برای خانواده‌هایی که سؤال اختصاصی دارند.
دستور جلسه را در بخش توضیحات جلسه بنویسید تا همراه دعوت به دست اولیا برسد.
اگر جلسه برای انتخاب اعضای انجمن است، روند انتخابات را طبق آیین‌نامه و بخشنامهٔ جاری پیش ببرید؛ رأی‌گیری مخفی در اپ را در مطلب انتخابات شورای دانش‌آموزی توضیح داده‌ایم.
برگزاری جلسه انجمن اولیا و مربیان در تیک؛ قدم‌به‌قدم
- مشخصات جلسه: از منوی «تقویم و نظرسنجی ← جلسه‌ها و حضور اولیا» جلسهٔ جدید بسازید؛ عنوان، تاریخ، ساعت شروع و پایان ثبت حضور و در صورت تمایل دستور جلسه.
- محل جلسه: نام و نشانی محل را بنویسید و نقطهٔ آن را روی نقشه انتخاب کنید یا مختصات و پیوند نقشه را بچسبانید. «شعاع مجاز» فاصله‌ای است که ولی در آن می‌تواند حضور بزند؛ پیش‌فرض ۱۵۰ متر است و بین ۵۰ تا ۵۰۰۰ متر قابل تغییر است.
- مخاطبان: جلسه را به پایه، رشته یا کلاسهای خاص محدود کنید؛ خالی گذاشتن یعنی اولیای کل مدرسه.
- دعوت: با روشن بودن «دعوت اولیا همین حالا»، دعوت با تاریخ، ساعت و محل در اپ والدین و ربات بلهٔ مدرسه ارسال میشود و پیام بله پیوند مسیریابی روی نقشه هم دارد.
- یادآوری خودکار: سر ساعت شروع، به اولیایی که هنوز حضور نزده‌اند پیام «ثبت حضور باز شد» در اپ و بله می‌رسد و کارت ثبت حضور در صفحهٔ اول اپ والدین ظاهر میشود.
دعوتنامهٔ چاپی برای خانواده‌هایی که اپ ندارند
همیشه چند خانواده هستند که هنوز اپ را نصب نکرده‌اند. برای آنها «برگههای اولیا» در منوی گزارش و چاپ، دعوتنامهٔ آماده می‌سازد: برای کل یک کلاس، دانشآموزان تکی یا چند برگهٔ بی‌نام. نام دانشآموز، موضوع، تاریخ با نام روز، ساعت، محل و امضای مدیر روی هر برگه چاپ میشود و می‌توانید اندازهٔ A5، A6 یا A7 را انتخاب کنید؛ یعنی ۲، ۴ یا ۸ دعوت‌نامه روی یک برگ A4 با خط برش.
روز جلسه: ثبت حضور اولیا با موقعیت مکانی
ولی در محل جلسه اپ «تیک والدین» را باز میکند و «ثبت حضور» را می‌زند. اگر داخل شعاع مجاز باشد، حضورش با ساعت و فاصله ثبت میشود. اگر بیرون از محدوده باشد، پیام می‌گیرد که حدوداً چقدر با محل فاصله دارد و اگر مکانیاب گوشی خاموش باشد، راهنمای روشن کردنش را می‌بیند.
چند جزئیات کار را در عمل راحت میکند:
- ثبت دستی: برای ولی‌ای که گوشی همراه ندارد، مسئول جلسه حضور را از پنل دستی ثبت میکند و روش ثبت در فهرست مشخص است.
- یک بار برای چند فرزند: ولی‌ای که دو فرزند مخاطب جلسه دارد، یک بار حضور می‌زند و برای هر دو حساب میشود.
- فهرست زنده: حاضران و غایبان هم در پنل و هم در اپ مدیر دیده میشوند و در پنل می‌توانید با نام ولی، نام فرزند یا شماره جستجو کنید.
نکته: مکانیاب گوشی داخل سالن گاهی چند ده متر خطا دارد. تیک تا ۵۰ متر از دقت اعلام‌شدهٔ گوشی را به نفع ولی در نظر می‌گیرد؛ با این حال شعاع را خیلی تنگ نگیرید و اگر محل بزرگ است، آن را کمی بیشتر کنید.
بعد از جلسه: گزارش و پیگیری خانواده‌های غایب
جلسه وقتی اثر دارد که بعد از آن هم پیگیری شود:
- خروجی حضور: فهرست حاضر و غایب هر جلسه را با ساعت ثبت، فاصله و روش ثبت، اکسل بگیرید یا با سربرگ مدرسه چاپ کنید.
- قدردانی: می‌توانید برای دانش‌آموزانی که ولی‌شان حاضر بوده، یکجا یک مورد تشویقی ثبت کنید؛ بدون ثبت تکراری، و در پرونده و اپ والدین دیده میشود.
- گزارش سالانه: «گزارش حضور اولیا در جلسات» برای هر دانشآموز نشان می‌دهد ولی‌اش به چند جلسه دعوت شده و در چندتا حاضر بوده، با درصد. فیلتر «هیچ‌بار حاضر نشده» دقیقاً خانواده‌هایی را جدا میکند که باید با آنها تماس گرفت.
| مرحله | روش سنتی | با تیک |
|---|---|---|
| دعوت | برگه در کیف دانشآموز یا پیام گروه | اپ والدین و بله، به‌علاوهٔ دعوتنامهٔ چاپی |
| پیدا کردن محل | نشانی متنی | پیوند مسیریابی روی نقشه در پیام بله |
| ثبت حضور | دفتر امضا دست‌به‌دست | لمس «ثبت حضور» در محل یا ثبت دستی |
| آمار حاضر و غایب | شمردن امضاها | فهرست زنده، اکسل و چاپ |
| پیگیری غایبان | معمولاً انجام نمی‌شود | گزارش «هیچ‌بار حاضر نشده» در کل سال |
مدرسهٔ دوشیفته: یک جلسه برای اولیای هر دو شیفت
اگر شیفت صبح و عصر مدیر اصلی مشترک دارند، هنگام ساخت جلسه می‌توانید شیفت دیگر را هم شریک کنید. اولیای هر دو شیفت یک فهرست حضور دارند، نام شیفت کنار کلاس فرزند نوشته میشود و پیام بلهٔ هر ولی از ربات شیفت خودش می‌رسد. ولی‌ای که در هر دو شیفت فرزند دارد هم یک بار دعوت میشود و یک بار حضور می‌زند. جزئیات بیشتر در مطلب مدیریت مدرسهٔ دوشیفته آمده است.
اپ والدین و جلسه‌ها با حضورغیاب مکانی بخشی از پلن‌هایی است که اپ والدین دارند؛ مقایسهٔ پلن‌ها را در بخش تعرفه‌ها ببینید.
سوالات متداول
اولیایی که اپ تیک ندارند چطور به جلسه دعوت و ثبت حضور میشوند؟
برای آنها از «برگههای اولیا» دعوتنامهٔ چاپی بسازید تا با دانشآموز به خانه برود. روز جلسه هم مسئول جلسه حضورشان را از پنل بهصورت دستی ثبت میکند تا در گزارش حضور، حاضر حساب شوند.
اگر ولی در محل جلسه باشد ولی ثبت حضور انجام نشود چه کنیم؟
معمولاً مکانیاب گوشی خاموش است یا اپ اجازهٔ دسترسی به موقعیت ندارد؛ پیام اپ همین را راهنمایی میکند. اگر باز هم نشد، مسئول جلسه حضور را دستی ثبت میکند. برای محلهای بزرگ هم شعاع مجاز را کمی بیشتر در نظر بگیرید.
آیا میشود جلسه را فقط برای اولیای یک پایه یا یک کلاس گذاشت؟
بله. هنگام ساخت جلسه، مخاطب را به پایه، رشته یا کلاسهای مشخص محدود کنید. دعوت، یادآوری و فهرست حضور فقط برای اولیای همان دانشآموزان ساخته میشود.
مدرسهٔ شما هم می‌تواند همین امروز شروع کند
تیک را یک ماه رایگان و بدون تعهد امتحان کنید؛ ثبت اطلاعات پایه و آموزش تیم مدرسه با ماست.
