مدیریت مدرسه دوشیفته و مجتمع‌های چندمدرسه‌ای با یک حساب

ساختمان یکی است، اما زنگ‌ها دو بار در روز می‌خورد و دو گروه دانش‌آموز، دو دسته اولیا و گاهی دو تیم معاونت زیر یک سقف کار می‌کنند. مدیریت مدرسه دوشیفته یعنی همه‌چیز را دو بار داشته باشید، بدون اینکه داده‌های صبح و عصر به هم بریزد. در این مطلب می‌بینیم این جداسازی چرا مهم است و تیک چطور آن را با یک حساب کاربری واحد ممکن می‌کند.

چالش‌های مدیریت مدرسه دوشیفته

هر کس یک سال مدرسهٔ دوشیفته را اداره کرده باشد، این دردسرها را می‌شناسد:

• داده‌های قاطی: وقتی هر دو شیفت در یک فایل یا یک سامانهٔ تک‌مدرسه‌ای ثبت شوند، آمار غیبت، کلاس‌ها و گزارش‌ها با هم جمع می‌شوند.
• اطلاعیه‌های نابه‌جا: اولیای شیفت صبح اطلاعیهٔ مخصوص شیفت عصر را دریافت می‌کنند و برعکس.
• دوباره‌کاری در اطلاعات پایه: پایه‌ها، رشته‌ها و درس‌هایی که در هر دو شیفت یکسان است، دو بار تعریف می‌شود.
• مرز مسئولیت معاونان: معاون شیفت صبح لازم نیست به اطلاعات دانش‌آموزان شیفت عصر دسترسی داشته باشد.
• مدیر مشترک، دو دنیای جدا: مدیری که مسئول هر دو شیفت است، باید بتواند سریع و بی‌دردسر بین آن‌ها جابه‌جا شود.

راهکار تیک؛ هر شیفت، یک مدرسهٔ مستقل در سامانه

در تیک هر شیفت به‌عنوان یک مدرسهٔ جداگانه تعریف می‌شود؛ با دانش‌آموزان، کلاس‌ها، زنگ‌بندی، برنامهٔ هفتگی، حضور و غیاب، امور مالی و گزارش‌های خودش. یعنی همه‌چیز از ابتدا جداست و لازم نیست با فیلتر و برچسب داده‌ها را از هم تفکیک کنید.

همین رویکرد برای مجتمع‌های آموزشی هم کار می‌کند؛ مثلاً مجموعه‌ای که دبستان، متوسطهٔ اول و متوسطهٔ دوم را زیر یک مدیریت دارد. هر مدرسه دادهٔ خودش را دارد و مدیر مجموعه با یک حساب به همه دسترسی پیدا می‌کند.

انتخابگر مدرسه؛ جابه‌جایی بین شیفت‌ها با یک کلیک

مدیری که به هر دو شیفت دسترسی دارد، در بالای پنل وب انتخابگر مدرسه را می‌بیند؛ مثلاً «شیفت صبح» و «شیفت عصر». با انتخاب هر کدام، فقط داده‌های همان شیفت نمایش داده می‌شود و انتخاب او در پنل تا وقتی دوباره عوضش کند، ذخیره می‌ماند. در اپ مدیر هم انتخاب مدرسه وجود دارد تا مدیر روی گوشی بین شیفت‌ها جابه‌جا شود.

اطلاعات پایهٔ مشترک را دو بار وارد نکنید

پایه‌ها، رشته‌ها، درس‌ها و کلاس‌هایی که در دو شیفت مشابه‌اند، لازم نیست از صفر تعریف شوند. تیک امکان کپی اطلاعات پایه از یک شیفت به شیفت دیگر را دارد و فقط مواردی را اضافه می‌کند که در مقصد وجود ندارد. در مقابل، دانش‌آموزان، دبیران و برنامهٔ هفتگی کپی نمی‌شوند، چون در هر شیفت متفاوت‌اند.

نکته: کپی اطلاعات پایه را پیش از ورود دانش‌آموزان انجام دهید. بعد اطلاعات دانش‌آموزان هر شیفت را جداگانه از فایل اکسل سناد همان شیفت وارد کنید تا هر دانش‌آموز از ابتدا در مدرسهٔ درست قرار بگیرد.

معاونان هر شیفت و سطح دسترسی

هر شیفت می‌تواند مدیر و معاونان خودش را داشته باشد. معاونی که فقط به شیفت صبح وصل است، اطلاعات شیفت عصر را نمی‌بیند؛ و اگر یک نفر مسئول هر دو شیفت باشد، با انتخابگر مدرسه بین آن‌ها جابه‌جا می‌شود. در هر شیفت هم مثل هر مدرسهٔ دیگر، برای هر معاون و کارمند دسترسی جداگانه تعریف می‌شود تا هر کس فقط بخش خودش را ببیند.

دبیرانی که در هر دو شیفت تدریس می‌کنند

در بیشتر مدارس دوشیفته، بخشی از دبیران صبح در یک شیفت و عصر در شیفت دیگر کلاس دارند. در تیک چنین دبیری به هر دو مدرسه وصل می‌شود و سوابق کلاس‌های هر شیفت — حاضری، نمره و برنامهٔ هفتگی — در همان شیفت ثبت و گزارش می‌شود. به این ترتیب گزارش عملکرد دبیر در شیفت صبح با کلاس‌های عصرش جمع نمی‌شود و هر معاون فقط تصویر شیفت خودش را می‌بیند.

اطلاع‌رسانی به اولیای هر شیفت

چون هر شیفت دادهٔ جدای خودش را دارد، اعلان‌هایی که از یک شیفت ارسال می‌شود فقط به مخاطبان همان شیفت می‌رسد. پیام‌های خودکار غیبت و تأخیر هم طبیعتاً از حاضری همان شیفت می‌آید. نتیجه اینکه اولیای شیفت صبح دیگر درگیر اطلاعیه‌های شیفت عصر نمی‌شوند. برای اصول ارتباط مؤثر با خانواده‌ها، مطلب ارتباط مدرسه و اولیا را ببینید.

گزارش‌ها به تفکیک شیفت

گزارش حضور و غیاب، موارد انضباطی، امور مالی و خروجی اکسل برای اداره، همیشه برای مدرسهٔ فعال تهیه می‌شود. پس وقتی گزارش شیفت عصر را می‌گیرید، مطمئنید عددی از شیفت صبح در آن نیست. برای مقایسهٔ دو شیفت هم کافی است گزارش هر کدام را جداگانه بگیرید و کنار هم بگذارید.

مقایسه؛ روش‌های رایج در برابر تیک

مثال: فرض کنید هنرستانی شیفت صبح و عصر دارد و مدیرش برای هر دو یکی است، اما هر شیفت معاون جداگانه دارد. مدیر صبح‌ها شیفت صبح را انتخاب می‌کند و ظهر با یک کلیک سراغ شیفت عصر می‌رود. معاون صبح فقط دانش‌آموزان صبح را می‌بیند و معاون عصر فقط دانش‌آموزان عصر را، و هیچ‌کدام نگران قاطی شدن آمار نیستند.

راه‌اندازی مدرسهٔ دوشیفته در تیک

1. در راه‌اندازی، شیفت دوم با کمک تیم تیک به‌عنوان مدرسه‌ای جداگانه کنار شیفت اول ساخته می‌شود.
2. اطلاعات پایه مثل پایه‌ها، رشته‌ها، درس‌ها و کلاس‌ها از شیفت اول کپی می‌شود.
3. دانش‌آموزان هر شیفت از فایل اکسل سناد همان شیفت وارد می‌شوند.
4. مدیر و معاونان به شیفت‌های مربوط وصل می‌شوند و دسترسی هر کدام تعریف می‌شود.

پشتیبانی از مدارس دوشیفته و مجموعه‌های چندمدرسه‌ای جزو امکانات پلن حرفه‌ای تیک است و جزئیات آن را در بخش تعرفه‌ها می‌بینید. اگر هنوز در حال مقایسهٔ گزینه‌ها هستید، مطلب انتخاب نرم‌افزار مدیریت مدرسه فهرست کاملی از معیارها را پیش رویتان می‌گذارد.

جمع‌بندی

مدرسهٔ دوشیفته در عمل دو مدرسه است که فقط ساختمان، و گاهی مدیر، مشترک دارند. سامانه‌ای که این واقعیت را بپذیرد — هر شیفت را مستقل نگه دارد و در عین حال جابه‌جایی بین آن‌ها را ساده کند — هم جلوی خطاهای آماری را می‌گیرد و هم کار مدیر و معاونان را سبک‌تر می‌کند.

سوالات متداول

آیا داده‌های شیفت صبح و عصر در تیک قاطی می‌شود؟

خیر. هر شیفت در تیک یک مدرسهٔ مستقل است و دانش‌آموزان، کلاس‌ها، حضور و غیاب، امور مالی و گزارش‌هایش جدا نگهداری می‌شود. مدیری که به هر دو دسترسی دارد، در هر لحظه فقط داده‌های شیفتی را می‌بیند که انتخاب کرده است.

یک مدیر می‌تواند هر دو شیفت را با یک حساب مدیریت کند؟

بله. مدیری که به هر دو شیفت وصل است با همان حساب وارد می‌شود و با انتخابگر مدرسه در پنل وب و اپ مدیر بین شیفت‌ها جابه‌جا می‌شود. در پنل وب، انتخاب او تا تغییر بعدی ذخیره می‌ماند.

برای شیفت دوم باید درس‌ها و کلاس‌ها را دوباره تعریف کنیم؟

لازم نیست. پایه‌ها، رشته‌ها، درس‌ها و کلاس‌های مشترک را می‌توان از شیفت اول کپی کرد و فقط موارد ناموجود اضافه می‌شود. دانش‌آموزان، دبیران و برنامهٔ هفتگی هر شیفت جداگانه وارد می‌شود، چون در دو شیفت متفاوت است.