چطور همهٔ اولیا را وارد اپ مدرسه کنیم؟ ۷ قدم عملی برای مدیران

راز دعوت اولیا به اپ مدرسه سه چیز است: شمارهٔ موبایل درست برای هر ولی، یک پیام دعوت ساده با راهنمای تصویری و پیگیری کلاس‌به‌کلاس کسانی که هنوز وارد نشده‌اند. پیام دعوت در روز اول بخش بزرگی از اولیا را وارد می‌کند؛ رساندن بقیه کار فهرست‌ها و پیگیری هدفمند است.

در این مطلب یک برنامهٔ هفت‌قدمی را مرور می‌کنیم که از آماده کردن شماره‌ها شروع می‌شود و به تماس با آخرین خانواده‌ها ختم می‌شود.

چرا بعضی اولیا هیچ‌وقت وارد اپ مدرسه نمی‌شوند؟

• شمارهٔ اشتباه یا قدیمی: ولی کد ورود را نمی‌گیرد، چون شماره‌اش در پرونده درست ثبت نشده است.
• ندانستن مسیر نصب: پیوند دانلود در پیام‌ها گم شده یا روی آیفون دنبال اپ در فروشگاه می‌گردد.
• نرسیدن کد ورود: نمی‌داند کد اول در بله می‌آید و اگر نرسید، پیامک ارسال می‌شود.
• فکر می‌کند اختیاری است: هنوز نمی‌داند غیبت، نمره و پیام‌های مدرسه از این مسیر می‌رسد.

۷ قدم برای دعوت اولیا به اپ مدرسه

۱. شماره‌های موبایل را از اکسل مای مدیو درست وارد کنید

در تیک، شمارهٔ موبایل ولی همان نام کاربری ورود اوست؛ پس هر خطای شماره یعنی ولی‌ای که نمی‌تواند وارد شود. هنگام ورود دانش‌آموزان از خروجی اکسل مای مدیو، شماره‌ها خودکار یکدست می‌شوند: صفری که اکسل از اول شماره انداخته برمی‌گردد، پیش‌شمارهٔ کشور و ارقام فارسی درست خوانده می‌شوند و حتی از خانه‌های نامرتبی مثل «شماره + مادر» هم خود شماره بیرون کشیده می‌شود. در فهرست «والدین بدون تیک» هم دانش‌آموزانی که ولی یا شمارهٔ ولی ثبت‌شده ندارند با یادداشت جدا مشخص‌اند. روند کامل این کار در مطلب راه‌اندازی تیک با یک فایل اکسل آمده است.

برای اصلاح‌های بعدی، صفحهٔ «ویرایش سریع موبایل» در پنل و اپ مدیر شمارهٔ دانش‌آموز و اولیایش را کلاس‌به‌کلاس نشان می‌دهد تا بدون باز کردن تک‌تک پرونده‌ها اصلاح شوند. با تغییر شماره، صاحب شمارهٔ قبلی از حساب خارج می‌شود. برای امنیت، شمارهٔ حسابی که نقش دیگری مثل دبیر یا مدیر هم دارد از این مسیر عوض نمی‌شود.

۲. یک پیام دعوت روشن بنویسید

پیام دعوت باید بدون تماس با مدرسه قابل اجرا باشد. این موارد را در آن بیاورید:

• نام اپ: «تیک والدین»؛
• اندروید: دانلود از tikapp.ir/download؛
• آیفون: باز کردن parent.tikapp.ir در مرورگر Safari و افزودن به صفحهٔ اصلی، بدون نیاز به فروشگاه اپ؛
• ورود با همان شماره‌ای که به مدرسه داده‌اند؛ کد ورود اول در بله و در صورت نرسیدن با پیامک می‌آید؛
• پیوند راهنمای تصویری.

مثال: «اولیای گرامی، از این هفته غیبت، نمره‌ها و پیام‌های مدرسه از اپ تیک والدین به شما می‌رسد. اندروید: tikapp.ir/download — آیفون: parent.tikapp.ir را در Safari باز کنید. با همان شماره‌ای که در مدرسه ثبت کرده‌اید وارد شوید. راهنمای تصویری: tikapp.ir/guide/parent»

زمان ارسال هم مهم است. پیام را در ساعتی بفرستید که اولیا فرصت خواندن و نصب دارند، مثلاً عصر یا شب، نه وسط ساعت کاری. همان پیام را می‌توانید هم در گروه‌های کلاسی که مدرسه از قبل دارد بگذارید و هم در صورت نیاز با پیامک گروهی پنل برای اولیای همهٔ دانش‌آموزان یا یک کلاس بفرستید؛ چون اولیایی که هنوز وارد اپ نشده‌اند، اعلان اپ را نمی‌بینند. چند روز بعد هم یک یادآوری کوتاه بفرستید؛ این بار فقط برای کسانی که هنوز وارد نشده‌اند، که فهرستشان در قدم ششم می‌آید.

۳. راهنمای تصویری را همراه دعوت بفرستید

راهنمای تصویری اولیا قدم‌به‌قدم نصب روی اندروید و آیفون، ورود با شماره و کد، تکمیل اطلاعات فرزند در اولین ورود و وصل کردن ربات بله را نشان می‌دهد. پاسخ پرسش‌های رایج هم در همان صفحه است: کد نمی‌آید، شماره ثبت نشده، دو فرزند دارم یا شماره‌ام عوض شده است. صفحهٔ راهنما نسخهٔ دانش‌آموزان را هم دارد.

۴. از اولیا بخواهید ربات بلهٔ مدرسه را هم استارت کنند

ولی‌ای که ربات بلهٔ مدرسه را استارت می‌کند و شماره‌اش را می‌فرستد، غیبت، نمره و اطلاعیه‌ها را رایگان و فوری در بله هم می‌گیرد و کد ورودش هم از همان‌جا می‌رسد. اگر ولی بله را وصل نکرده باشد، کد ورود با پیامک ارسال می‌شود. مقایسهٔ این کانال‌ها را در مطلب اعلان اپ، بله یا پیامک آورده‌ایم.

۵. با گزارش «استفاده از اپ و بله» ببینید چه کسی مانده است

گزارش «استفاده از تیک» در منوی گزارش و چاپ، بالای صفحه چهار کارت دارد: خانواده‌ها، والدین، دانش‌آموزان و دبیران؛ برای هر کدام چند نفر وارد اپ شده‌اند و چند نفر ربات بله را استارت کرده‌اند. پایین صفحه همین آمار کلاس‌به‌کلاس آمده است، به‌علاوهٔ تعداد دانش‌آموزانی که هنوز ولی ثبت‌شده ندارند. این گزارش در اپ مدیر هم هست.

۶. فهرست «والدین بدون تیک» را به هر کلاس بسپارید

دکمهٔ «گزارش والدین بدون تیک» دانش‌آموزانی را نشان می‌دهد که هیچ‌کدام از اولیایشان هنوز وارد اپ نشده‌اند، به تفکیک کلاس و با شمارهٔ اولیا. این فهرست را می‌توانید:

• با ستون «پیگیری» چاپ کنید، برای هر کلاس روی یک برگهٔ جدا تا به دبیر یا مربی همان کلاس بدهید؛
• خروجی اکسل بگیرید؛
• با «کپی برای شبکه‌های اجتماعی» برای گروه کلاس بفرستید؛ متنی که فقط نام دانش‌آموزان و پیوند دانلود را دارد، بدون هیچ شماره‌ای.

فهرست مشابهی هم برای «دانش‌آموزان بدون اپ» وجود دارد.

نکته: شمارهٔ موبایل اولیا را هرگز در گروه کلاس منتشر نکنید. متن آمادهٔ تیک برای همین فقط نام‌ها را دارد؛ شماره‌ها برای تماس خود مدرسه است.

۷. ورود هر ولی را ببینید و تماس‌های پایانی را بگیرید

وقتی ولی‌ای برای اولین بار وارد اپ والدین می‌شود، مدیر اصلی مدرسه در بله پیامی می‌گیرد: نام ولی، نام و کلاس فرزند و آمار به‌روز پیوستن؛ چند ولی وارد اپ شده‌اند، چند نفر ربات بله را استارت کرده‌اند، چند خانواده پیوسته‌اند و چند دانش‌آموز وارد اپ خودشان شده‌اند. برای دریافت این پیام، حساب خود مدیر باید به ربات بله وصل باشد. وقتی فهرست کوتاه شد، با چند تماس تلفنی از روی همان فهرست کار را تمام کنید؛ در اپ مدیر کنار هر نام دکمهٔ تماس هست.

موانع رایج و راه‌حل آن‌ها

بعد از ورود: چه چیزی اولیا را در اپ نگه می‌دارد؟

ولی‌ای که در همان هفتهٔ اول غیبت یا نمرهٔ فرزندش را در اپ ببیند، دلیلی برای ماندن پیدا کرده است. پس از راه‌اندازی، مطمئن شوید دبیران حضور و غیاب و نمره‌ها را مرتب ثبت می‌کنند و اطلاعیه‌های مهم از اپ و بله فرستاده می‌شود، نه فقط از گروه‌های پیام‌رسان.

اپ والدین در پلن‌های استاندارد و حرفه‌ای ارائه می‌شود و می‌توانید یک ماه آن را رایگان امتحان کنید؛ برای دیدن روند راه‌اندازی در مدرسهٔ خودتان درخواست دمو بدهید.

سوالات متداول

اولیایی که آیفون دارند چطور اپ مدرسه را نصب کنند؟

نسخهٔ آیفون از فروشگاه اپ نصب نمی‌شود. کافی است parent.tikapp.ir را در مرورگر Safari باز کنند و آن را به صفحهٔ اصلی گوشی اضافه کنند؛ از آن به بعد مثل یک اپ معمولی باز می‌شود.

ولی‌ای که دو فرزند در مدرسه دارد باید دو بار وارد شود؟

خیر. اگر شمارهٔ او برای هر دو فرزند ثبت شده باشد، با یک بار ورود اطلاعات هر دو فرزند را در اپ والدین می‌بیند.

از کجا بفهمیم کدام اولیا هنوز وارد اپ نشده‌اند؟

در گزارش «استفاده از تیک»، دکمهٔ «گزارش والدین بدون تیک» فهرست کلاس‌به‌کلاس دانش‌آموزانی را می‌دهد که هیچ‌کدام از اولیایشان وارد اپ نشده‌اند. این فهرست چاپ، اکسل و متن آماده برای گروه کلاس دارد و در اپ مدیر هم در دسترس است.