تیک
گواهی اشتغال به تحصیل؛ صدور با سربرگ رسمی مدرسه در یک دقیقه
صدور گواهی اشتغال به تحصیل، معرفی‌نامه و نامهٔ اعلام وضعیت دانشآموز با سربرگ رسمی، شمارهٔ خودکار، امضای مدیر و دفتر نامه‌ها؛ برای یک نفر یا چند نفر.
گواهی اشتغال به تحصیل نامه‌ای است که مدرسه در آن تأیید میکند دانشآموز در سال تحصیلی جاری در همان مدرسه درس می‌خواند. در تیک کافی است دانشآموز و گیرنده را انتخاب کنید؛ نام، کد ملی، پایه و رشته و سال تحصیلی خودکار در متن می‌نشیند و نامه با سربرگ رسمی، شماره، تاریخ و امضای مدیر آمادهٔ چاپ میشود.
درخواست گواهی، معرفی‌نامه یا نامهٔ اعلام وضعیت کار هر روز دفتر مدرسه است و معمولاً با یک فایل ورد قدیمی انجام میشود که هر بار باید نام و کد ملی‌اش عوض شود. در این مطلب می‌بینیم این کار در تیک چطور به یک دقیقه می‌رسد و چند نکته هم برای کادر اداری مرور می‌کنیم.
گواهی اشتغال به تحصیل چیست و کجا لازم میشود؟
اولیا این گواهی را برای جاهای مختلفی می‌خواهند؛ مثلاً محل کار خودشان، بیمه، باشگاه ورزشی، آموزشگاه یا هر نهادی که مدرک تحصیل فرزند را لازم دارد. محتوای آن معمولاً ثابت است:
- مشخصات دانشآموز: نام، نام پدر و کد ملی؛
- سال تحصیلی، پایه و در صورت وجود رشته؛
- گیرنده‌ای که گواهی برای ارائه به او صادر میشود؛
- جملهٔ پایانی که گواهی فقط برای همین منظور اعتبار دارد.
آنچه کار را وقت‌گیر میکند، همین تکرار است: تایپ دوبارهٔ مشخصات، پیدا کردن شمارهٔ بعدی دفتر و تنظیم سربرگ.
چهار نوع نامه در «نامه و گواهی دانشآموز»
در پنل تیک، بخش «نامه و گواهی دانشآموز» زیر منوی «دانش‌آموزان و اولیا» قرار دارد. با انتخاب هر نوع، موضوع و متن پیشفرض همان نوع در فرم می‌نشیند و همه‌اش قابل ویرایش است.
| نوع نامه | کاربرد رایج | متن آماده |
|---|---|---|
| گواهی اشتغال به تحصیل | ارائه به محل کار ولی، بیمه یا آموزشگاه | متن کامل گواهی با مشخصات، سال تحصیلی و پایه و رشته |
| معرفی‌نامه | معرفی دانشآموز به محل کارآموزی، مسابقه یا یک نهاد | متن معرفی با جای خالی «جهت ...» |
| اعلام وضعیت | اعلام غیبت موجه، مثلاً در محل کارآموزی | متن با جای خالی تاریخ و علت |
| نامهٔ دلخواه | هر نامهٔ اداری دیگر دربارهٔ دانشآموز | فقط سرآغاز نامه |
در هنرستان‌ها، متن به‌جای «دانشآموز» و «مدرسه» خودکار «هنرجو» و «هنرستان» می‌نویسد.
نشانهها: یک متن برای هر تعداد دانشآموز
متن نامه با «نشانه» نوشته میشود؛ کلمه‌هایی داخل آکولاد که هنگام صدور برای هر دانشآموز با اطلاعات خودش پر میشوند. کافی است روی هر نشانه بزنید تا در متن بیاید:
- {نام} و {کد ملی} و {تاریخ تولد}
- {فرزند}: عبارت «فرزند» همراه نام پدر، اگر ثبت شده باشد
- {پایه و رشته} و {کلاس} و {کد دانش‌آموزی}
- {سال تحصیلی} و {مدرسه} و {هنرجو}
- {گیرنده}: همان نامی که در خانهٔ «به» نوشته‌اید
اگر اطلاعاتی در پروندهٔ دانشآموز نباشد، جای آن نقطه‌چین می‌ماند تا روی کاغذ کامل شود؛ پس نامه با جای خالی ناقص و نامرتب چاپ نمی‌شود.
صدور گواهی اشتغال به تحصیل قدم‌به‌قدم
- یک‌بار تنظیمات مدرسه را کامل کنید: نام مدیر، تصویر امضا، لوگو، نشانی، تلفن و کد پستی در «تنظیمات مدرسه» ثبت میشوند و از آن به بعد روی همهٔ نامه‌ها می‌آیند.
- فرم را باز کنید: از منوی «نامه و گواهی دانشآموز»، یا از کاشی «گواهی و نامه» در صفحهٔ مشخصات خود دانشآموز.
- نوع نامه را انتخاب کنید تا موضوع و متن پیشفرض بیاید.
- دانشآموز را جست‌وجو کنید: با نام یا کد ملی. برای چند نفر، همه را با هم انتخاب کنید؛ تا ۶۰ نفر در یک بار.
- گیرنده، شماره، تاریخ و پیوست را وارد کنید. شمارهٔ پیشنهادی، شمارهٔ بعدی دفتر امسال است و تاریخ امروز از پیش نوشته شده است.
- متن را بازبینی کنید و نقطه‌چین‌های لازم را پر کنید.
- «صدور و چاپ» را بزنید. نامه در دفتر نامه‌ها ثبت و صفحهٔ چاپ باز میشود.
سربرگ رسمی و چیدمان چاپ
هر نامه با سربرگ رسمی چاپ میشود: «جمهوری اسلامی ایران»، «وزارت آموزش و پرورش»، ادارهٔ کل استان و ادارهٔ ناحیه و نام مدرسه در یک سو، «بسمه‌تعالی» و لوگوی مدرسه در میانه، و شماره و تاریخ و پیوست در سوی دیگر. پایین نامه نام و تصویر امضای مدیر می‌آید و در پانویس، نشانی و تلفن و کد پستی مدرسه.
برای چاپ سه چیدمان دارید:
- اصل و رونوشت در یک برگ: دو نسخهٔ اندازهٔ A5 روی یک کاغذ A4؛ یکی برای دانشآموز و دیگری با برچسب «رونوشت بایگانی» برای پرونده. این حالت پیشفرض است.
- دو نامه در هر برگ: وقتی برای چند دانشآموز نامه صادر کرده‌اید.
- هر نامه یک برگ A4: برای نامه‌های طولانی‌تر.
نکته: تصویر امضا برای سرعت کار است. اگر نهاد گیرنده امضای اصل و مهر مدرسه را می‌خواهد، نامهٔ چاپی را طبق روال اداری مدرسه مهر و امضا کنید.
دفتر نامه‌ها؛ هر نامه همیشه پیداست
همهٔ نامه‌های صادرشده در «دفتر نامه‌ها» می‌مانند. با شماره، موضوع، گیرنده، نام دانشآموز یا کد ملی جست‌وجو می‌کنید و بر اساس نوع نامه فیلتر می‌گیرید. هر نامه دوباره چاپ میشود و اگر اشتباهی در آن باشد، اصلاح و دوباره چاپ میشود؛ بدون این‌که شماره‌اش گم شود.
مثال: فرض کنید اول مهر ولی یکی از دانش‌آموزان تماس می‌گیرد که گواهی هفتهٔ پیش را گم کرده است. به‌جای تایپ دوباره، در دفتر نامه‌ها نام دانشآموز را جست‌وجو می‌کنید و همان نامه را با همان شماره و تاریخ دوباره چاپ می‌کنید.
چند توصیه برای کادر اداری
- نام پدر را از قبل کامل کنید. نشانهٔ {فرزند} از فرم اطلاعات خانواده‌ای پر میشود که اولیا در اپ می‌فرستند. اگر نام پدر ثبت نشده باشد، این عبارت از متن حذف میشود؛ پس پیش از گواهی‌های مهم، پرونده را یک نگاه کنید.
- کد ملی را با مدرک تطبیق دهید. گواهی همان چیزی را می‌نویسد که در پرونده است؛ یک رقم اشتباه یعنی گواهی برگشتی.
- گیرنده را دقیق بنویسید. عبارت «جهت ارائه به ...» با همان متنی پر میشود که در خانهٔ «به» وارد کرده‌اید.
- برای شمارهٔ پشتسرهم، شمارهٔ عددی وارد کنید. اگر برای چند نفر نامه صادر کنید، شماره‌ها یکی‌یکی بالا می‌روند. اگر شماره حرف یا نشانه داشته باشد، برای همه همان شماره تکرار میشود.
- رونوشت بایگانی را در پرونده بگذارید تا اگر روزی سابقهٔ نامه پرسیده شد، هم نسخهٔ کاغذی داشته باشید و هم دفتر نامه‌ها.
صدور نامه فقط یکی از کارهای تکراری دفتر مدرسه است؛ اگر می‌خواهید ببینید بقیهٔ برگه‌های پرتکرار چطور از روی میز حذف میشوند، مطلب مدرسه بدون کاغذ را بخوانید. روز کاری معاون و جای این ابزارها در آن هم در مطلب یک روز کاری معاون مدرسه آمده است. برای دیدن این بخش با اطلاعات یک مدرسهٔ نمونه، درخواست دمو ثبت کنید.
سوالات متداول
آیا گواهی اشتغال به تحصیل صادرشده از تیک اعتبار اداری دارد؟
اعتبار گواهی به امضا و مهر مدیر مدرسه است، نه به نرمافزار. تیک متن، سربرگ رسمی، شماره و تاریخ را آماده میکند و تصویر امضای مدیر را هم میگذارد؛ اگر نهاد گیرنده امضای اصل و مهر بخواهد، نامهٔ چاپی را طبق روال اداری مدرسه مهر و امضا کنید.
میتوان برای چند دانشآموز یکجا گواهی صادر کرد؟
بله. در فرم صدور تا ۶۰ دانشآموز را با جستوجوی نام یا کد ملی انتخاب کنید؛ برای هر نفر یک نامه با مشخصات خودش و شمارهٔ پشتسرهم صادر میشود و همه با هم چاپ میشوند.
متن گواهی اشتغال به تحصیل را میشود تغییر داد؟
بله. متن پیشفرض فقط نقطهٔ شروع است و میتوانید هر جملهای را عوض کنید یا با نشانههایی مثل نام، کد ملی، پایه و رشته متن خودتان را بنویسید. نشانهها هنگام صدور برای هر دانشآموز خودکار پر میشوند.
مدرسهٔ شما هم می‌تواند همین امروز شروع کند
تیک را یک ماه رایگان و بدون تعهد امتحان کنید؛ ثبت اطلاعات پایه و آموزش تیم مدرسه با ماست.
