یک روز کاری معاون مدرسه با تیک؛ از زنگ اول تا زنگ آخر

فهرست کارهای معاون مدرسه هیچ‌وقت تمام نمی‌شود: حضور و غیاب، انضباط، هماهنگی با دبیران، پاسخ به اولیا و ده‌ها کار پیش‌بینی‌نشده. در این روایت یک روز کاری معاون مدرسه را از لحظهٔ ورود تا زنگ آخر دنبال می‌کنیم؛ روزی که بخش تکراری‌اش را تیک انجام می‌دهد. شخصیت داستان فرضی است و او را «خانم معاون» صدا می‌زنیم، اما همهٔ کارهایی که انجام می‌دهد امکانات واقعی تیک است.

۷:۱۵ — اپ مدیر و فهرست دبیران حاضر

خانم معاون هنوز کیفش را زمین نگذاشته که اپ مدیر را روی گوشی باز می‌کند. در صفحهٔ اصلی، دبیرانی که امروز اعلام حضور کرده‌اند با ساعت ورودشان دیده می‌شوند. دبیرانی که داخل محدودهٔ مدرسه دکمهٔ اعلام حضور را زده‌اند، خودکار تأیید شده‌اند.

یکی از دبیران از کوچهٔ پشت مدرسه اعلام حضور کرده و چون بیرون از محدودهٔ تعریف‌شده بوده، درخواستش در انتظار تأیید است. پیامش با دو دکمهٔ تأیید و رد در بله رسیده؛ خانم معاون همان دبیر را در حیاط می‌بیند و با یک لمس تأییدش می‌کند. (این بخش را در مطلب حضور و غیاب معلمان با GPS کامل توضیح داده‌ایم.)

۷:۴۵ — زنگ اول؛ حضور و غیاب بدون دفتر

زنگ اول که می‌خورد، خانم معاون دیگر دنبال دفترهای حضور و غیاب در راهروها نمی‌دود. دبیران در اپ دبیر با چند لمس حاضر، غایب یا تأخیری را مشخص و ثبت نهایی می‌کنند. چند دقیقه بعد، گزارش روزانهٔ غیبت کلاس‌به‌کلاس در پنل پر شده است.

اگر اینترنت یکی از کلاس‌ها ضعیف باشد هم مشکلی پیش نمی‌آید؛ اپ دبیر ثبت را نگه می‌دارد و با وصل شدن اینترنت خودکار ارسال می‌کند.

۸:۰۰ — اولیا خودشان خبردار شده‌اند

در روش قدیم این ساعت شروع تماس‌ها بود. حالا با ثبت حاضری، پیام غیبت و تأخیر به‌صورت خودکار در بله و با پیامک برای اولیا رفته و در اپ والدین هم دیده می‌شود. خانم معاون فقط سراغ یکی دو مورد خاص می‌رود؛ مثلاً پروندهٔ جامع دانش‌آموزی را باز می‌کند که این هفته چند بار غایب بوده تا پیش از تماس با ولی، تصویر کاملی از وضعیتش داشته باشد.

نکته: پیام خودکار تماس انسانی را حذف نمی‌کند؛ آن را هدفمند می‌کند. وقتی تماس‌های تکراری کنار برود، برای گفت‌وگوهای مهم وقت پیدا می‌کنید؛ گفت‌وگوهایی که با یک پیام کوتاه جایگزین‌شدنی نیستند.

۹:۳۰ — زنگ تفریح؛ بررسی عذرهای غیبت

چند ولی عذر غیبت دیروز فرزندشان را از اپ والدین ارسال کرده‌اند؛ یکی گواهی پزشک پیوست کرده و دیگری توضیح داده که فرزندش در مسابقهٔ ورزشی بوده است. خانم معاون در صفحهٔ عذرها هر مورد را همراه مدرکش می‌بیند و تأیید یا رد می‌کند. دیگر برگهٔ عذری لای دفتر گم نمی‌شود و لازم نیست ولی برای یک امضا به مدرسه بیاید.

۱۰:۱۵ — اجازهٔ خروج با تأیید ولی

دانش‌آموزی از پایهٔ نهم نوبت دندانپزشکی دارد و می‌گوید پدرش ساعت یازده دنبالش می‌آید. خانم معاون درخواست اجازهٔ خروج را ثبت می‌کند؛ درخواست برای ولی ارسال می‌شود و ولی در اپ والدین آن را تأیید می‌کند. خروج فقط بعد از همین تأیید قطعی می‌شود و سابقهٔ آن هم برای مدرسه می‌ماند. نه تماسی لازم بود و نه برگه‌ای که بعداً پیدا نشود.

۱۱:۰۰ — یک ثبت انضباطی، یک ثبت تشویقی

دبیر ریاضی خبر می‌دهد که یکی از دانش‌آموزان چند جلسه است بدون تکلیف سر کلاس می‌آید. هم‌زمان دبیر ادبیات تعریف می‌کند که دانش‌آموز دیگری داوطلبانه برای هم‌کلاسی‌هایش کلاس رفع اشکال گذاشته است. خانم معاون هر دو را ثبت می‌کند: یکی انضباطی و دیگری تشویقی. هر مورد در پروندهٔ همان دانش‌آموز می‌ماند و ولیِ هر کدام هم باخبر می‌شود؛ یعنی خبر خوب هم به خانه می‌رسد. دربارهٔ اهمیت ثبت موارد تشویقی در مطلب انضباط مثبت در مدرسه بیشتر نوشته‌ایم.

۱۲:۰۰ — چاپ لیست کلاسی و ابلاغ

جلسهٔ شورای دبیران نزدیک است و یک دبیر تازه‌وارد هنوز ابلاغ ندارد. یکی از کلاس‌ها هم برای ارزشیابی مستمر به لیست تازه نیاز دارد. خانم معاون از بخش چاپ، ابلاغ دبیر و لیست کلاسی ۱۶ ستونی را با لوگوی مدرسه و امضای خودش با یک کلیک آمادهٔ چاپ می‌کند؛ بدون تایپ دوبارهٔ اسامی.

۱۲:۴۵ — یک اعلان، فقط برای کسانی که باید ببینند

جلسهٔ اولیای پایهٔ هفتم پنجشنبه برگزار می‌شود. خانم معاون از پنل یک اعلان می‌نویسد و گیرندگان را به اولیای همان پایه محدود می‌کند. اعلان در اپ والدین و برای اولیایی که حساب بله‌شان را وصل کرده‌اند در بله هم می‌رسد و اگر لازم باشد، پیامکی هم ارسال می‌شود. اولیای پایه‌های دیگر پیامی دریافت نمی‌کنند که به کارشان نمی‌آید.

۱۳:۳۰ — گزارش آخر روز

پیش از رفتن، خانم معاون نگاهی به گزارش‌های امروز می‌اندازد: غیبت‌ها و تأخیرها به تفکیک کلاس، موارد انضباطی و تشویقی ثبت‌شده و عذرهایی که بررسی شده است. اداره آمار هفتگی خواسته؛ خروجی اکسل همان گزارش را می‌گیرد و کار تمام است. روزی که قبلاً با جمع زدن دستی آمار تمام می‌شد، حالا با چند دقیقه مرور به پایان می‌رسد.

یک روز کاری معاون مدرسه؛ قبلاً و حالا

آنچه از این روز می‌ماند

در این روایت، خانم معاون همان کارهای همیشگی را انجام داد؛ فقط بخش مکانیکی آن‌ها را سامانه برعهده گرفت. نتیجه وقتی است که می‌شود صرف حضور در راهرو، گفت‌وگو با دانش‌آموز و پشتیبانی از دبیران کرد؛ کارهایی که هیچ نرم‌افزاری جای معاون را در آن‌ها نمی‌گیرد. اگر می‌خواهید بدانید این روز در مدرسهٔ شما چه شکلی خواهد بود، سه پلن تیک را در بخش تعرفه‌ها ببینید؛ پلن آزمایشی یک‌ماهه هم رایگان و بدون تعهد است.

سوالات متداول

آیا معاون می‌تواند کارهایش را فقط با گوشی انجام دهد؟

بیشتر کارهای روزمره مثل دیدن دبیران حاضر، وضعیت حضور و غیاب و تأیید اعلام حضور دبیران در اپ مدیر انجام می‌شود. کارهای مفصل‌تر مثل گزارش‌گیری، امور مالی و چاپ ابلاغ و لیست کلاسی در پنل تحت وب انجام می‌شود که با هر مرورگری باز می‌شود.

دسترسی معاون با مدیر مدرسه فرق دارد؟

بله. در تیک برای هر معاون و کارمند دسترسی جداگانه تعریف می‌شود و هر کس فقط بخش خودش را می‌بیند؛ مثلاً معاونی که مسئول امور آموزشی است لازم نیست بخش مالی را ببیند.

اولیا دقیقاً دربارهٔ چه چیزهایی پیام خودکار می‌گیرند؟

در پلن‌های استاندارد و حرفه‌ای، غیبت، تأخیر و موارد انضباطی و تشویقی به‌صورت خودکار از طریق بله و پیامک برای اولیا ارسال می‌شود و در اپ والدین هم دیده می‌شود؛ نمره و تکلیف تازه هم اطلاع داده می‌شود. پلن پایه برای شروع مدرسهٔ بدون کاغذ است و اپ والدین و اطلاع‌رسانی بله را ندارد.